Skrupulatność w interesie nadleśnictw

Nadleśnictwa zdążyły przyzwyczaić zakłady usług leśnych do wnikliwej weryfikacji otrzymywanych ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Czujność zamawiających zmniejsza ryzyko podjęcia współpracy z nierzetelnym wykonawcą. Niekiedy jej brak wynika z niezrozumienia nawet jasnych przepisów prawa.

Po zbadaniu i ocenie ofert złożonych w trakcie postępowania przetargowego zamawiający sprawdza, czy nie zachodzi konieczność ich odrzucenia. Oferta podlega odrzuceniu, m.in. gdy została złożona przez wykonawcę:

  • podlegającego wykluczeniu z postępowania;
  • niespełniającego warunków udziału w postępowaniu;
  • lub który nie złożył w przewidzianym terminie stosownego oświadczenia albo dowodu – potwierdzających brak podstaw wykluczenia (pkt 1 powyżej) lub spełnienie warunków udziału w postępowania (pkt 2 powyżej).

Podstawy wykluczenia

Efektywny udział wykonawcy w przetargu warunkowany jest w szczególności brakiem podstaw do jego wykluczenia. Obecnie istnieją dwie kategorie podstaw wykluczenia: obligatoryjne i fakultatywne.

Obligatoryjne podstawy charakteryzują się tym, że zamawiający musi zawsze je zbadać, niezależnie od swojej woli. Przykładem obligatoryjnej podstawy wykluczenia jest złożenie oferty przez wykonawcę, wobec którego wydano ostateczną decyzję administracyjną o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, chyba że wykonawca odpowiednio przed upływem terminu składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami bądź grzywnami albo zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności.

Fakultatywne przesłanki wykluczenia zostały natomiast przez ustawodawcę wyróżnione poprzez zastosowanie wyrażenia „zamawiający może wykluczyć wykonawcę” – dając przez to swobodę decyzji w tym zakresie.

Ocena braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu przeprowadzana jest na podstawie oświadczenia wykonawcy, które jest dołączane do oferty – stanowi formalny dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania oferty. Taki skutek ma charakter jedynie tymczasowy, a to dlatego, że zamawiający dodatkowo wzywa oferenta, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia tzw. podmiotowych środków dowodowych.

Podmiotowe środki dowodowe to środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia lub spełniania warunków udziału w postępowaniu (takim środkiem może być np. wykaz wykonanych usług).

W odpowiedzi na wezwanie wykonawca zobowiązany jest złożyć wymagane podmiotowe środki dowodowe, i to aktualne na dzień ich złożenia oraz w terminie wskazanym w wezwaniu. Zamawiający odrzuca ofertę w przypadku, gdy wykonawca nie wykonał tego obowiązku w terminie.

Studium przypadku

Wbrew pozorom wyżej opisane regulacje prawne nie są źródłem obowiązku wyłącznie wykonawców. Okazuje się, że nierzetelne zweryfikowanie uzyskanych przez zamawiającego dokumentów może doprowadzić do poważnego uchybienia głównie po jego stronie. Uwidacznia to przykład zamawiającego, który wymagał od wykonawców ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 4 mln zł na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia. W tym celu zażądał załączenia do oferty odpowiedniego oświadczenia, mającego stanowić wstępne potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający zaznaczył jednocześnie, że wykonawca, którego oferta zostanie oceniona najwyżej, zostanie wezwany do złożenia, w terminie nie krótszym niż pięć dni, podmiotowego środka dowodowego w postaci dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez zamawiającego.

Termin składania ofert mijał 25 maja. Jeden z wykonawców złożył oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, w tym, że posiada wymagane ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Z uwagi na fakt, że oferta tego wykonawcy została oceniona najwyżej, zamawiający (pismem z 7 czerwca 2023 r.) wezwał wykonawcę do złożenia, w terminie siedmiu dni, dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez zamawiającego (tj. na kwotę nie mniejszą niż 4 mln zł). W reakcji na to wezwanie wykonawca 14 czerwca przesłał polisę OC, w której towarzystwo ubezpieczeń potwierdziło zawarcie umowy ubezpieczenia na okres od 8 października 2022 r. do 7 października 2023 r., wskazaną również jako ubezpieczony, na sumę gwarancyjną wynoszącą 2,5 mln zł, wraz z aneksem nr 1 z 9 czerwca 2023 r. (na pięć dni przed przesłaniem polisy), który podwyższał wysokość sumy gwarancyjnej do 4 mln zł za dodatkową składkę w wysokości 1800 zł, płatną do 16 czerwca 2023 roku.

W konsekwencji zamawiający nie dopatrzył się po stronie wykonawcy żadnego uchybienia, a 18 czerwca 2023 r. poinformował o wyborze, jako najkorzystniejszej, właśnie jego oferty. W protokole postępowania zamawiający podniósł, że ten wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, a jego oferta jest najkorzystniejsza. Ostatecznie zamawiający zawarł z wykonawcą umowę w lipcu 2023 roku.

W czym tkwi haczyk?

Pozornie decyzja zamawiającego o wyborze zwycięskiego wykonawcy była prawidłowa. Co więcej, nikt z pozostałych wykonawców nie oponował. Taki pozór jednak trwał do czas przeprowadzenia kontroli przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Głównym uchybieniem proceduralnym po stronie zamawiającego było to, że wybrał wykonawcę, który na moment złożenia oferty nie spełniał wszystkich warunków uczestnictwa w postępowaniu. O ile bowiem wykonawca na moment złożenia oferty (25 maja) oświadczył, że spełnia wszystkie warunki udziału w postępowaniu, o tyle dopiero 9 czerwca podpisał aneks do polisy OC, skutkujący zwiększeniem sumy gwarancyjnej z 2,5 mln zł do wymaganych 4 mln zł.

Zamawiający nie wziął pod uwagę tego, że oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowi dowód spełniania tych warunków już na dzień składania ofert. Takie rozwiązanie zostało przyjęte w tym celu, aby wykonawcy nie musieli przedwcześnie uzyskiwać i przedstawiać często pokaźnego stosu dokumentów, a zamawiający zostali zwolnieni ze żmudnego badania podmiotowych środków dowodowych (te środki składane są dopiero później i to przez zwycięskiego oferenta). Zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać wszystkich wykonawców do złożenia wybranych przez siebie dokumentów, jednak nie jest to uprawnienie przesadnie wykorzystywane przez zamawiającego.

Co prawda, jeżeli wykonawca nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub są one niekompletne tudzież zawierają błędy – zamawiający powinien wyznaczyć mu termin na usunięcie tych uchybień, jednakże ta szansa dotyczy tych ofert, które w pierwszej kolejności nie podlegają odrzuceniu. Tymczasem w opisywanym stanie faktycznym oferta wykonawcy podlegała odrzuceniu, bowiem z przedłożonej polisy OC wynikało, że wykonawca na dzień składania i otwarcia ofert nie spełniał warunku dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej, gdyż na 25 maja wykonawca był co prawda ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej, jednak na niższą kwotę niż wymagana w tym postępowaniu. Na wezwanie zamawiającego wykonawca powinien potwierdzić bowiem, że w dalszym ciągu spełnia warunek udziału w postępowaniu w postaci ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 4 mln zł, a nie wskazywać, że dopiero po upływie terminu składania ofert poczynił starania, aby ten warunek spełnić. Powyższe podważyło również prawdziwość treści załączonego do oferty oświadczenia.

Oby przytoczona historia uchroniła zamawiających przed zbyt pochopną i nierzetelną oceną dokumentacji przedkładanej przez wykonawców w toku postępowania zamówieniowego.

Łukasz Klafka

Autor jest radcą prawnym, prowadzi prywatną kancelarię radcowską