Jestem studentem zaocznym wydziału leśnego. Mam podpisaną umowę na refundację studiów z nadleśnictwem, którego jestem pracownikiem (umowa na stałe). Na wyjazdy dostaję delegację, na której jako środek lokomocji podany jest PKS i PKP. Ostatnim razem żadne połączenie nie pasowało mi i na studia pojechałem wspólnie z kolegą z roku jego samochodem prywatnym. Po powrocie napisałem stosowne oświadczenie i zwróciłem się o zwrot pieniędzy za podróż. Powstał problem, bo na delegacji jest napisane, że powinienem jechać PKS albo PKP i rozliczyć bilety. Napisałem więc ponownie oświadczenie z wyjaśnieniem sprawy i poprosiłem o zwrot kwoty najtańszego biletu PKS. W związku z tym, że biletów nie miałem, zwrotu nie otrzymałem, a dodatkowo zarzucono mi niewypełnianie poleceń służbowych, co grozi ukaraniem.

Jak głosi stara sentencja – pacta sunt servanda (umów należy dotrzymywać). Dlatego skoro podpisał Pan umowę o refundacji kosztów związanych ze studiami w takim, a nie w innym brzmieniu, jest Pan bezwzględnie związany tymi zapisami i musi Pan tę umowę wykonać. Skoro zatem zgodził się Pan, aby pracodawca pokrywał koszty przejazdu na uczelnię za pośrednictwem PKP lub PKS, nie może Pan samowolnie, bez zgody delegującego, zmieniać tego środka transportu i oczekiwać zwrotu kosztów. Taka jest zasada.

Co do drugiej kwestii – 1 stycznia 2007 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. (Dz. U. z 2006 r., Nr 227, poz. 1661). Na jego mocy do rozporządzenia wprowadzono § 8a, który – w pkt. 3 – obliguje pracownika rozliczającego koszty podróży do załączenia dokumentów (rachunków) potwierdzających poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Prawodawca przewidział też sytuację, w której pracownik takich dokumentów (rachunków) nie posiada, gdyż nie było możliwe ich uzyskanie. Wówczas pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Wydaje mi się jednak, iż Pana ta sytuacja nie dotyczy, gdyż brak rachunków z podróży (biletów PKP lub PKS) wynika z faktu, iż Pan tej podróży wspomnianymi środkami transportu po prostu nie odbył.
Mimo to, warto złożyć stosowne wyjaśnienie do nadleśniczego i powołać się na wyjątkowość sytuacji, choćby po to, by usprawiedliwić swoje postępowanie.